Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti

SVRHA I CILJ PRAVILNIKA

Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti (u daljem tekstu: Pravilnik) je krovni dokument koji reguliše zaštitu podataka o ličnosti zaposlenih, saradnika, konsultanata, klijenata, i svih drugih fizičkih lica angažovanih od strane Društva, ili upoznatih tokom poslovne saradnje, kao i drugih lica čije podatke Društvo obrađuje (kupaca, klijenata, itd.), a u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije, Opštom uredbom o zaštiti podataka Evropske unije, i drugim relevantnim pravnim izvorima u oblasti zaštite podataka o ličnosti.

Cilj je da se obezbedi pravna sigurnost i transparentnost u pogledu obrade podataka o ličnosti zaposlenih, klijenata i svih drugih lica čija se podaci obrađuju, kao i da se utvrdi pravni osnov, svrha obrade, vrste podataka koje se obrađuju, prava fizičkih lica u pogledu obrade podataka o ličnosti, mere zaštite podataka, itd.

Pravilnik uspostavlja i obaveze zaposlenih u pogledu zaštite podataka o ličnosti fizičkih lica. Pravilnik se primenjuje i na saradnike, konsultante, klijente i druga lica angažovana od strane Društva. Pojam „zaposleni”, stoga, obuhvata i lica angažovana na osnovu ugovora o delu, autorskih ugovora, ugovora o pružanju konsultantskih usluga, i slično.

POJMOVI I SKRAĆENICE

• Uredba (EU) 2016/679 Evropskog parlamenta i saveta od 27. aprila 2016. o zaštiti fizičkih lica u pogledu obrade ličnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka i ukidanju Direktive 95/46 / EC (u daljem tekstu: „Uredba”, „GDPR”);
• Zakon o zaštiti podataka o ličnosti („Službeni glasnik RS”, broj 97/2008, 104/2009 - drugi zakon, 68/2012 - odluka Ustavnog suda i 107/2012), kao i Zakon o zaštiti podataka o ličnosti („Službeni glasnik RS”, broj 87/2018, u daljem tekstu: „Zakon o zaštiti podataka”, „ZZPL”);
• Zakon o radu Republike Srbije („Službeni glasnik RS”, 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014, 13/2017 - odluka Ustavnog suda, 113/2017 i 95/2018 – autentično tumačenje) (u daljem tekstu: „ZoR”);
• Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti Republike Srbije (u daljem tekstu: „Poverenik”);
• Podatak o ličnosti je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv, neposredno ili posredno, posebno na osnovu oznake identiteta, kao što je ime i identifikacioni broj, podataka o lokaciji, identifikatora u elektronskim komunikacionim mrežama ili jednog, odnosno više obeležja njegovog fizičkog, fiziološkog, genetskog, mentalnog, ekonomskog, kulturnog i društvenog identiteta;
• Posebne vrste podataka o ličnosti su podaci kojim se otkriva rasno ili etničko poreklo, političko mišljenje, versko ili filozofsko uverenje ili članstvo u sindikatu, genetski podataci, biometrijski podaci, podaci o zdravstvenom stanju, seksualnom životu ili seksualnoj orijentaciji fizičkog lica;
• Obrada podataka o ličnosti je svaka radnja ili skup radnji koje se vrše automatizovano ili neautomatizovano sa podacima o ličnosti ili njihovim skupovima, kao što su prikupljanje, beleženje, razvrstavanje, grupisanje, odnosno strukturisanje, pohranjivanje, upodobljavanje ili menjanje, otkrivanje, uvid, upotreba, otkrivanje prenosom, odnosno dostavljanjem, umnožavanje, širenje ili na drugi način činjenje dostupnim, upoređivanje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje (u daljem tekstu: obrada);
• Rukovalac je fizičko ili pravno lice, odnosno organ vlasti koji samostalno ili zajedno sa drugima određuje svrhu i način obrade;
• Obrađivač je fizičko ili pravno lice, odnosno organ vlasti, koji obrađuje podatke o ličnosti u ime rukovaoca.

3. PODACI O LIČNOSTI KOJE OBRAĐUJU DRUŠTVO

3.1. Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti zaposlenih:

• Ime i prezime, adresa, datum i mesto rođenja, pol, bračno stanje, matični broj, broj lične karte, državljanstvo, broj zdravstvenog osiguranja (LBO); Akademske i profesionalne kvalifikacije: stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, istorija zaposlenja, biografija; broj bankovnog računa, podatke o zaradi i dodatnim naknadama, podatke o izvršenju radnih obaveza: pozicija, procena supervizora, poslovna e-mail adresa, IP adresa, pristupna šifra; sledeće kontakt podatke: e-mail, broj telefona, kontakt telefonski brojevi srodnika za hitne slučajeve; kao i sve druge podatke neophodne za izvršenje zakonom propisanih obaveza poslodavca i realizaciju ugovora o radu, odnosno drugog ugovornog odnosa između zaposlenog odnosno radno angažovanog po bilo kom drugom osnovu i Društva.
• Društvo može obrađivati i određene kategorije posebnih vrsta podataka o ličnosti, poput podataka o zdravstvenom stanju, a u skladu sa članom 17. ZZPL. Na primer, Društvo može obrađivati posebne vrste podatke o ličnosti zaposlenih za svrhu izvršenja obaveza ili primene zakonom propisanih ovlašćenja u oblasti rada, socijalnog osiguranja i socijalne zaštite. Društvo ne obrađuje veći broj ili drugu vrstu ličnih podataka od onih koji su potrebni da bi se ispunila navedena svrha. Ukoliko se obrada posebnih vrsta podataka vrši na osnovu saglasnosti lica (na primer, kako bi se prilagodili uslovi obuke zdravstvenom stanju polaznika), ta saglasnost mora biti data u pisanoj formi, bilo putem elektronske saglasnosti, bilo putem pisane saglasnosti koja obuhvata detaljne informacije o vrsti podataka koji se obrađuju, svrsi obrade, načinu korišćenja podataka, roku trajanja tako date saglasnosti, kao i zakonom predviđene mogućnosti opoziva date saglasnosti i ukazivanja na posledice date saglasnosti do momenta davanja opoziva.
• Video zapis sa sigurnosnih kamera koje društvo koristi, ukoliko je takav sistem nadzora uspostavljen.

3.2. Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti kupaca/klijenata/bilo kog drugog fizičkog lica sa kojim Društvo dođe u kontakt tokom svog poslovanja:

• Ime i prezime, naziv poslodavca/institucije/organizacije/obrazovne ustanove koju lice predstavlja ili iz koje dolazi, mesec i godinu rođenja, adresu prebivališta ili druge adrese koju kupac za isporuku daje (grad, ulica i broj, poštanski broj, broj stana i sprat), kontakt e-mail adresa, kontakt telefon, broj tekućeg računa i ostalih podataka neophodnih za kupovinu na daljinu i ostvarivanje prava iż tog ugovornog odnosa, kao i drugi podaci neophodni za obavljanje delatnosti Društva.
• Prilikom posete internet stranice, pretraživač koji koriste posetici sajta sa njihovog uređaja će automatski poslati na server internet stranice društva sa sledećim podacima: IP adresa uređaja sa kog je poslat upit i koji ima pristup internetu, datum i vreme pristupa, ime i URL preuzete datoteke, internet stranicu/aplikaciju sa koje se pristupa (referrer URL), pretraživač koji se koristi i, ako je potrebno, operativni sistem računara koji podržava internet, kao i ime provajdera korisnika.
• Video zapis sa sigurnosnih kamera koje društvo koristi, ukoliko je takav sistem nadzora uspostavljen.

3.3. Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti kandidata za posao:

• Ime i prezime, datum i mesto rođenja; akademske i profesionalne kvalifikacije sadržane u radnoj biografiji i motivacionom pismu: stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, lista prethodnih poslodavaca; komunikacijske podatke kandidata za zaposlenje: e-mail, broj telefona.
• Napomena: prilikom raspisivanja konkursa za zaposlenje Društvo ne utvrđuje formu radne biografije već se kandidatu ostavlja da je sam odredi. U tom smislu Društvo može doći u posed većeg obima podataka od predstavljenog, voljom kandidata za posao. Svi prikupljeni podaci čuvaju se u periodu neophodno potrebnim samo za procene potrebe za angažovanjem kandidata za posao, nakon čega se brišu.
• Video zapis sa sigurnosnih kamera koje društvo koristi, ukoliko je takav sistem nadzora uspostavljen.

4. IZVOR PODATAKA O LIČNOSTI ZAPOSLENIH, KLIJENATA, BILO KOJIH TREĆIH LICA

Podaci o ličnosti prikupljeni od zaposlenog lica, kupaca, klijenta, i bilo kog drugog fizičkog lica za koje se usled nekog opravdanog razloga steknu uslovi i potreba za prikupljanjem podataka o ličnosti: podatke o ličnosti prikupljamo direktno od lica na koje se podaci odnose (elektronskim, pisanim ili usmenim putem), kao i od drugih izvora, pre svega bivših poslodavaca, pod uslovom da se radi o podacima koji su relevantni za zaposlenje, odnosno za postizanje nekog drugog legitimnog interesa tokom poslovanja Društva. Svi prekomerni podaci biće trajno brisani nakon upotrebe za konrektne svrhe.

5. SVRHA OBRADE PODATAKA

Društvo obrađuje podatke o ličnosti u dole navedene svrhe. Ne obrađujemo više podataka ili širi krug podataka od onih koji su neophodni za ostvarenje navedenih svrha.

I Zapošljavanje i upravljanje ljudskim resursima

Obrađujemo podatke o ličnosti za potrebe uspostavljanja i realizacije radnog odnosa, uključujući i druge ugovorne odnose po osnovu kojih Društvo angažuje saradnike i konsultante. Na primer, obrađujemo podatke za potrebe utvrđivanja adekvatnosti i kvalifikacija kandidata za određena radna mesta; za upravljanje radnim vremenom i odsustvima; za obračun zarada, putnih troškova i dnevnica; za utvrđivanje naknada po osnovu bolovanja i drugih vidova odsustva sa radnog mesta; za procenu napredovanja zaposlenih; za obezbeđivanje dodatnih obuka i edukacija; za disciplinske postupke.

II Poslovne aktivnosti

Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe izvršavanja svoje osnovne poslovne delatnosti.

III Komunikacije, informacione tehnologije i informaciona bezbednost

Obrađujemo podatke o ličnosti u svrhe upravljanja i održavanja funkcionisanja komunikacijske i informacione mreže, te održavanja informacione bezbednosti.

IV Usklađivanje poslovanja sa relevantnim propisima

Društvo obrađuje podatke o ličnosti radi ispunjenja svojih zakonskih i pravnih obaveza i usklađivanja poslovanja sa relevantnim pravnim propisima, pre svega iz domena radnog, socijalnog, poreskog, finansijskog zakonodavstva, ne isključujući i sve ostale pozitivne propise u Republici Srbiji.

V Zaštita bezbednosti svojih zaposlenih i imovine, otkrivanje krivičnih dela i drugih spornih situacija

Društvo obrađuje video zapise iz svih maloprodajnih objekata u kojima koristi video nadzor.

6. USTUPANJE PODATAKA I IZNOŠENJE PODATAKA IZ REPUBLIKE SRBIJE

Društvo će ustupiti lične podatke trećim licima samo za potrebe navedene u nastavku. Društvo će preduzeti sve potrebne mere kako bi se osiguralo da se lični podaci obrađuju i obezbeđuju svim mogućim sistemima zaštite u skladu sa važećim propisima.

• Spoljni pružaoci usluga. Društvo može angažovati treća lica kako na teritoriji Srbije, tako i van teritorije Srbije u svojstvu pružaoca usluga, da vrše pojedine radnje obrade podataka za naš račun i u naše ime. U tim situacijama, Društvo ima svojstvo rukovaoca, a pružaoci usluga svojstvo obrađivača podataka o ličnosti (na primer, kurirska služba, služba za rešavanje reklamacija, IT partneri koji se bave održavanjem naših web sajtova i slično). U takvim slučajevima, biće ustupljeni samo oni podaci neophodni za ostvarenje svrhe ugovorene obrade, i obrađivači ih ne mogu koristiti za druge svrhe osim usluga određenih posebnim ugovorima kojima su konkretno određeni uslovi obrade podataka i odgovornost za zaštitu podataka između Društva i obrađivača.
• Javni organi. Lične podatke ustupićemo javnim organima samo kada je to zakonom propisano. Društvo će, na primer, odgovoriti na obrazložene i pisane zahteve sudova, tužilaštava, javnih izvršitelja i drugih javnih organa.

7. ROKOVI ČUVANJA PODATAKA

Lični podaci neće biti zadržani duže nego što je to neophodno za ostvarenje svrhe za koju su prikupljeni.

Društvo podatke o ličnosti čuva u skladu sa rokovima , ukoliko su rokovi određeni posebnim zakonima, a u odsustvu zakonom određenog roka podatke čuva do ispunjenja svrhe radi koje su prikupljeni nakon čega će podaci biti trajno obrisani.

U određenim slučajevima, lični podaci se mogu čuvati duži vremenski period pa i trajno, za potrebe ispunjenja zakonskih obaveza ili za uspostavljanje, vršenje ili odbranu pravnog zahteva, u skladu sa pojedinačnim važećim zakonima.

8. PRAVA LICA U POGLEDU ZAŠTITE PODATAKA O LIČNOSTI

• Pravo na informisanje, odnosno obaveštenje o obradi, uvid dobijanje kopije: zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da budu obavešteni o obradi njihovih ličnih podataka i pravu na pristup njihovim ličnim podacima
• Pravo na ispravku, nakon izvršenog uvida, lica na koja se podaci odnose imaju pravo da od Društva zahtevaju ispravku, dopunu, ažuriranje podataka
• Pravo na brisanje lice na koje se podaci odnose ima pravo da zahteva brisanje podataka koji su prikupljeni, a za koje zakon ne propisuje trajno čuvanje, odnosno koji su nakon svrhe zarad koje prikupljeni zadržani za potrebe arhive Društva. Ovo pravo se najčešće odnosi na podatke koji su prikupljeni uz saglasnost lica na koje se podaci odnose, ali se može primeniti i u drugom slučaju ukoliko Društvo dođe u posed istih (poput fotografija sa nekog događaja za koje lice nije dalo posebnu saglasnost ali se isti odigrao sa ciljem promocije Društva , proslave određenih rezultata, jubileja i u drugim situacijama).
• Pravo na povlačenje saglasnosti: U situacijama kada je pravni osnov za obradu ličnih podataka saglasnost lica na koje se podaci odnose (data u bilo kom obliku - elektronskim putem ili pisanim), to lice ima pravo da u bilo kom trenutku povuče datu saglasnost na jednak način kako je istu i dao.
• Pravo na prenosivost: lice na koje se podaci odnose može zahtevati od Društva prenošenje ličnih podataka drugom rukovaocu, kada je to tehnički izvodljivo, odnosno kada se lični podaci, koji su predmet zahteva za prenošenje, nalaze u strukturiranom i mašinski čitljivom formatu.
• Pravo na prigovor: lice na koje se podaci odnose ima pravo da se protivi obradi ličnih podataka u cilju direktnog marketinga kao i da zatraži ograničenje obrade u nekim drugim slučajevima.

U slučaju da lice na koje se podaci odnose nije zadovoljno odgovorom Društva na zahtev za ispunjavanje prava u pogledu zaštite ličnih podataka, ima pravo da podnese žalbu Komisiji za zaštitu podataka o ličnosti - Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

9. OBAVEZE ZAPOSLENIH

Zaposleni su obavezni da ustupe svoje lične podatke koji su potrebni Društvu za ispunjavanje svojih zakonskih obaveza i sprovođenje svog poslovanja Društva.

Zaposleni su obavezni da poštuju i štite lične podatke koje prikupljaju ili obrađuju tokom rada u Društvu. Zaposleni mogu prikupljati ili obrađivati samo one podatke kojima im je dozvoljen pristup, u skladu sa zadacima koje obavljaju.

Zaposleni su dužni da poštuju sve vidove zaštite koje je Društvo obezbedilo radi štićenja podataka o ličnosti svih lica.

Za više informacija koje se tiču zaštite podataka o ličnosti, možete se obratiti kontakt osobi zaduženoj za zaštitu podataka o ličnosti u Društvu, Strahinja Josić na sledeću e-mail adresu: posrednik@rdb.rs.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli društva i njegove izmene će biti vršene u skladu sa eventualnim izmenama i dopunama Zakona o zaštiti podataka o ličnosti.